第一条  为确保四川省乡村发展联合会（以下简称本团体）各项工作规范、高效、优质, 根据《社会团体登记管理条例》和《四川省乡村发展联合会章程》（以下简称章程）制定本制度。

第二条  秘书长是本团体印章、文件及档案管理的负责人，秘书处是印章、文件及档案管理的责任部门，各部门依照本管理制度履行职责。

第三条  本团体行文使用两个文号，即“川乡联发”和“川乡联秘发”。“川乡联发”用于以本团体名义发出的文件，包括请示、报告等上行文和对会员单位、内设各机构的通知、意见、决定等下行文件，不包括公函等文件。凡正式文件可加盖“四川省乡村发展联合会”公章。“川乡联秘发”是以秘书处的名义发出的文件，可加盖“四川省乡村发展联合会秘书处”公章。

第四条  各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，由综合办公室负责文件的文号编发、承印、分送等工作。

第五条  以“川乡联发”发出的各类文件需经本团体会长签发，以“川乡联秘发”发出的各类文件需经本团体秘书长签发。

第六条  行文执行登记制度，由秘书处专人负责。

第七条  各类文件行文需使用《四川省乡村发展联合会发文稿笺》,履行核稿签批手续后方可印发。

第八条  各级各单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

第九条  秘书处根据来文来函的保密等级填写《四川省乡村发展联合会文件传阅处理笺》，报秘书长、会长或分管副会长及有关负责人阅批。

第十条  每年本团体（包括秘书处）行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第十一条  本团体印章，包括公章、财务专用章、法人私章、内部办事机构使用的其他专用章，由秘书处统一管理，由专人负责保管和使用登记；“四川省乡村发展联合会公章”在无合适保管人员的情况下，由法定代表人或秘书长保管。

第十二条  印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，在获得秘书长的许可之后，方可将印章带离本团体办公场所使用。

第十三条  “四川省乡村发展联合会”“四川省乡村发展联合会秘书处”印章使用的审批权限如下：    

(一)使用四川省乡村发展联合会印章，应由会长(包括授权的副会长)或秘书长批准；

（二)使用四川省乡村发展联合会秘书处印章，由秘书长批准；

（三)本团体财务专用章由主管会计负责保管，与法人章分管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十四条  印章的使用范围：

（一）经会长、法定代表人或秘书长批准，分别以四川省乡村发展联合会及其秘书处名义发出的公文；

（二）与有关部门联合印发的公文；

（三）本团体协议的签署；

（四）本团体会员证、资格证书、荣誉证书等；

（五）从事公务活动及其他事项需开据的介绍信、收据等；

（六）其他需要加盖本团体印章的文件。

第十五条  印章的管理：

（一）严格用印管理，未经本团体会长、法定代表人或秘书长批准，不得使用印章。印章保管人应对需盖章文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误方可盖章，并建立“盖章审批登记册”进行登记，留存复印件；

（二）印章管理人员应恪尽职守，照章办事，严把用印关，对违反规定使用印章的，应根据情节给予批评和必要的处分，造成严重后果的，应依法追究责任。不得将印章随意放置或者转交他人，如因特殊情况外出，事先报法定代表人或秘书长批准，可将印章交予指定人员代管，并办理相关移交手续；

（三）本团体印章如遗失，要及时发表旧章作废的声明，并向业务管理单位说明情况，重新办理新印章刻制手续；

（四）本团体印章如因损坏、名称变更、单位撤销或换制新印章而停止使用时，不得私存或私自销毁，应及时发出停止使用印章的通知，旧章按规定上缴销毁，并报公安机关备案。

第十六条　社团档案的建立是社团规范化建设的重要组成部分，是社团历史沿革、工作开展情况的珍贵历史资料，是社团体决策、开展工作的重要参考，秘书处负责本团体内部档案的立卷、归档，主要包括：

（一）基础档案：包括章程、机构设置、上级有关制度和内部制度、会员名单、理事会（常务理事会）名单、领导机构成员名单、社团法人和负责人登记表、会员基本情况表等；换届大会汇编材料；年度工作计划、简报、总结；内部通讯录；工作日志、年度大事记；理事会（常务理事会）等会议记录及会议纪要；学术交流、课题研究等文献资料；

（二）活动档案：包括重大活动以及对外交流的计划与策划、申请批复、通知、海报、宣传、议程、总结、大事记、照片、录像、媒体报道、有关实物等材料；

（三）其他档案：上述未列出的其他重要材料。

第十七条  本制度自2022年9月28日第一届第一次理事会审议通过后生效，由本团体秘书处负责解释。